Автоматизація обліку продажів: як це працює та які задачі вирішує

Компаніям, які займаються продажами товарів, важливо відстежувати складські залишки й контролювати доходи й витрати. Робити це тільки вручну за допомогою електронних таблиць складно, для цього знадобиться забагато часу.

Найкращий спосіб спростити й прискорити облік продаж — довірити його програмному забезпеченню в хмарі. Тоді не доведеться записувати всі дані вручну, кілька разів перевіряти та редагувати їх, робити резервні копії.

Як відбувається відстеження продаж за допомогою програми

У цьому випадку немає потреби робити якісь записи в електронній таблиці. Інформація фіксується автоматично, коли проходить платіж від клієнта. Це може бути транзакція за готівку, з банківської картки або в кредит, також відмічаються повернення продукції. У програмі простежується повний шлях товару від надходження до списання.

Таким чином, користувач завжди бачить, де в даний момент знаходиться продукт (якщо компанія має декілька торговельних точок), як довго він лежить на складі або коли його було продано. Ця інформація корисна для:

• розуміння загальної картини фінансового стану. Коли керівник бачить суми прибутку й витрат у реальному часі, він завжди може зіставити їх, щоб розуміти, чи отримує компанія дохід;
• аналізу попиту. За даними щодо продажу простіше визначити, які товари найбільш популярні серед користувачів протягом усього року, або напередодні сезону чи свята;
• контролю відносин із постачальниками. Інформація про показники продажів допоможе зрозуміти, які контрагенти привозять справді якісний та актуальний асортимент.

Алгоритм контролю операцій з товарами дуже простий. Коли продукт надходить на склад, для кожної позиції створюють окрему картку. Після того, як його було продано, програма фіксує, коли та як саме це сталося. Відображається сума реалізації та розраховуються податки ー все це відбувається автоматично.

Які проблеми допоможе вирішити автоматизація обліку

Впровадження спеціальної програми дасть можливість повністю відмовитись від ручного введення даних та паперової документації. Це знімає зайве навантаження з працівників та дає можливість зосередитись на більш важливих задачах ー наприклад, формуванні інтернет-замовлень або живому спілкуванні з клієнтами.

Програмне забезпечення для автоматизації обліку USAP.ONLINE також допоможе уникнути:

• касового розриву ー коли місце, дата надходження та продажу кожного товару відома, керівник точно бачить суму виторгу й завжди вчасно встановить нестачу;
• крадіжок. Нечесним працівникам складно залишитись непомітними, адже керівник суворо відстежує місце кожного товару;
• непорозумінь. Інформація доступна онлайн на будь-якому пристрої, підключеному до інтернету. Переглядати її зможуть різні працівники, адже для кожного нескладно налаштувати ролі.

Облік продаж онлайн за допомогою програми в хмарі ー це можливість значно спростити й прискорити рутинні бізнес-процеси. Крім того, таким чином можна уникнути великої кількості проблем.